Guide à l'intention des dirigeants pour le lancement de l'adhésion en ligne de votre association
Félicitations aux dirigeants de la ZEP ! Vous êtes à quelques pas de pouvoir accepter des adhésions en ligne. Cette nouvelle possibilité offre de nombreux avantages à votre association :
AVANTAGES POUR LES ASSOCIATIONS
- Une page d'inscription en ligne facile à promouvoir
- Dépôts directs automatiques sur les comptes bancaires des associations
- Remise automatique au conseil, au district et à l'État
- Liste des membres et liste de courrier électronique instantanément mises à jour
- Une comptabilité plus simple et plus précise
- Renouvellement automatique des adhésions pour vous permettre de vous concentrer sur la croissance
AVANTAGES POUR LES MEMBRES
- Inscription en ligne sécurisée par carte de crédit ou Mobile Pay
- Cartes d'adhésion pour smartphones
- Autogestion de la communication et des préférences de paiement
- Documents fiscaux de fin d'année téléchargeables
Plus : Aperçu vidéo de TOTEM pour la PTA (sans audio)
Lancement de l'adhésion en ligne
Nous avons facilité l'activation du site d'adhésion en ligne de vos associations. L'ensemble du processus peut être réalisé en moins de 10 minutes.
- Inviter/activer les dirigeants
- Ajouter et vérifier un compte bancaire
- Personnaliser l'inscription des membres
- Lancer l'adhésion en ligne
- Promouvoir l'adhésion en ligne
Cinq étapes faciles pour lancer l'adhésion en ligne
Veuillez vous connecter au portail :
https://jointotem.com/dashboard
1. Inviter/activer les dirigeants
Un ou plusieurs responsables de vos associations recevront une invitation par courrier électronique pour commencer à gérer votre association. L'e-mail sera envoyé par TOTEM au nom de l'association de parents d'élèves de votre association. Si vous avez reçu une invitation, mais que vous ne l'avez pas reçue, vous pouvez vérifier votre dossier de courrier indésirable.
Lorsque les dirigeants invités cliquent sur le lien, ils s'inscrivent et acceptent leur poste de dirigeant. Ils ont alors la possibilité de consulter et de gérer les paramètres de l'association.
Pour compléter cette étape :
- S'assurer que le Président a activé leur compte
- S'assurer que le trésorier a activé son compte
- Invitez un troisième dirigeant et assurez-vous qu'il a activé son compte
Plus : Comment inviter des dirigeants | Comment gérer les dirigeants
2. Ajouter et vérifier un compte bancaire
La connexion à un compte bancaire permet de déposer directement les nouvelles adhésions et les dons sur le compte bancaire de votre association. Les informations relatives à votre compte bancaire sont saisies et gérées de manière sécurisée par notre partenaire de paiement. Ce processus comprend une authentification à deux facteurs et une double vérification du compte pour une protection accrue contre la fraude.
Q : Notre association peut-elle utiliser un compte bancaire existant ou a-t-elle besoin d'un nouveau compte ?
R : Votre association peut utiliser un compte existant pour ce processus. Il n'est pas nécessaire de créer un compte chèque supplémentaire pour recevoir des fonds directement déposés par les membres en ligne.
Pour compléter cette étape :
- Le trésorier (ou le président) doit relier le compte bancaire existant
- Le président (ou le trésorier) doit vérifier le numéro de compte bancaire
Plus : Comment connecter un compte bancaire
3. Personnaliser l'inscription des membres
Votre association dispose de 3 vues principales qui seront vues par les membres et qui peuvent être personnalisées pour votre organisation : le formulaire d'inscription en ligne, l'e-mail de bienvenue et la page des détails de l'adhésion. Les paramètres de votre association, notamment le nom commun de votre association, le contenu "À propos de nous" et les liens sociaux, sont automatiquement affichés dans ces vues.
Pour personnaliser ces paramètres, allez dans votre tableau de bord, puis cliquez sur Paramètres...Profil.
Une fois que vous avez vérifié tous les paramètres de votre association, vous pouvez prévisualiser et personnaliser davantage chacune des vues.
Pour compléter cette étape :
- Vérifiez le prix exact de l'adhésion (il s'agit du prix indiqué dans les statuts de votre association)
- Définissez le montant de votre don suggéré, l'appel de dons ou désactivez l'option de don
- Personnaliser et vérifier les rubriques "À propos de nous", "URL du site web" et "Liens sociaux
- Réglez l'option "Afficher dans le profil" sur " Activé " pour tous les dirigeants qui devraient être inscrits sur la liste des membres
Plus : HOWTO : Personnaliser l'image de marque de l'association
4. Lancer l'adhésion en ligne
Une fois les étapes précédentes terminées, notre équipe en sera informée et nous vérifierons vos paramètres pour activer votre compte. Une fois cette vérification effectuée, votre équipe de direction recevra un courriel l'informant que l'adhésion en ligne est en cours et les instructions pour les prochaines étapes.
Pour compléter cette étape :
- Effectuer les étapes préalables (TOTEM s'occupe de l'étape finale)
5. Promouvoir l'adhésion en ligne
Pour compléter cette étape :
En tant qu'utilisateur ayant acheté une adhésion pour une unité, veuillez suivre les étapes suivantes pour localiser la promotion de l'adhésion en ligne : connexion-->adhésions-->cliquez sur l'unité (voir les détails de l'adhésion)-->communiquez au monde que vous avez rejoint
En tant que responsable d'une unité, veuillez suivre les étapes suivantes pour trouver la promotion de l'adhésion en ligne : login-->paramètres-->applications-->promotion
- Reliez votre nouvelle page d'adhésion en ligne à votre site web existant
- Partagez votre page d'adhésion en ligne avec le directeur de votre école, la Fondation Ed et d'autres partenaires afin qu'ils puissent y accéder
- Ajoutez votre lien d'adhésion en ligne à vos pages Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest
- Envoyez un courriel à vos membres de l'année précédente pour annoncer l'adhésion en ligne
Plus : Liste de contrôle pour la promotion des associations