Le centre de messagerie permet aux dirigeants d'envoyer des messages électroniques à leurs électeurs, qu'ils soient membres ou dirigeants. Il possède de nombreuses fonctionnalités que l'on retrouve dans les meilleurs outils de communication tiers :

  • Facile à utiliser, éditeur de messages visuels

  • Suivi en temps réel des performances de la campagne

  • Suivi des ouvertures et des clics

  • Un service de messagerie électronique performant


Votre association peut utiliser le Centre de messages pour :

  • Envoyez les mises à jour du programme à tous vos membres
  • Envoyer les procès-verbaux et les rapports des réunions aux dirigeants et aux membres
  • Promouvoir les campagnes d'adhésion et de dons
  • Améliorer la communication avec vos membres


Démarrer avec le Centre de messages

Avant de commencer, il est utile de comprendre quelques termes :

  • Campagne - Une émission de courrier électronique qui est en cours de création ou qui a été envoyée à un public de destinataires. Les campagnes peuvent avoir un statut de projet ou d'envoi.

  • Audience - Groupe cible de destinataires pour une campagne spécifique. Les exemples de publics disponibles comprennent tous les membres actifs, tous les dirigeants actifs ou tous les dirigeants de conseil.



Comment envoyer une campagne

Il suffit de quelques étapes pour envoyer une campagne en utilisant le Centre de messages :

  • Créer une campagne - Vous pouvez créer une nouvelle campagne vierge en cliquant sur [Créer une nouvelle campagne] OU vous pouvez utiliser une campagne précédente comme point de départ en cliquant sur [Actions] [Cloner].

    Lorsque vous clonez une campagne, le nom, l'objet, le contenu et l'audience de la campagne sont dupliqués dans la nouvelle campagne. Vous devez d'abord modifier le nom de la nouvelle campagne, puis probablement mettre à jour le contenu avant de l'envoyer.

  • Modifier la campagne - Cliquez sur [Actions]... [Modifier] pour modifier les détails de la campagne.

    Chaque campagne a plusieurs paramètres :
    • Nom de la campagne - Le nom que les responsables utiliseront pour désigner la campagne. Le nom de la campagne doit être facilement reconnaissable et vous pouvez utiliser une convention de dénomination cohérente telle que : 2019 / mars / Mise à jour des membres".
       
    • Public - Le groupe cible des bénéficiaires. Choisissez parmi : 
      • Tous les membres actifs
      • Tous les dirigeants actifs
      • Certaines associations peuvent avoir d'autres publics disponibles dans la liste déroulante.
      • L'audience est soumise à deux restrictions :
        - il doit s'agir d'un utilisateur principal (c'est-à-dire que les membres associés ne sont pas inclus)

                                  -doit avoir expiré au cours de l'année écoulée

  • Objet - La ligne d'objet que les destinataires verront dans leur boîte de réception. La rédaction d'une bonne ligne d'objet relève à la fois de l'art et de la science. En général, elles doivent être concises et informatives et inciter les destinataires à ouvrir et à lire votre message.

  • Reply-to - Un responsable qui recevra des réponses si un destinataire choisit de répondre à l'e-mail de la campagne. Par défaut, l'adresse "Pas de réponse" sera fournie, de sorte que les destinataires n'auront aucun moyen de contacter les chefs de file.

  • Éditeur de message - Il s'agit du contenu de votre courrier électronique. Il comporte un en-tête standard qui contient le nom et le logo de votre association. Il comporte également un pied de page standard qui contient toutes les informations obligatoires pour la conformité CAN-SPAM, ainsi que des liens permettant aux destinataires de gérer leurs préférences en matière de notifications (et de se désabonner).

    Le message peut contenir du texte formaté, des images, des boutons et du HTML. Lorsque vous cliquez sur le contenu, vous pouvez modifier directement n'importe quelle section ou en ajouter de nouvelles à l'aide des outils situés à droite.

    En savoir plus sur l'éditeur de messages.

  • Testez la campagne - Vous devez toujours tester les campagnes avant de les envoyer. Lors des tests, vérifiez que le contenu est affiché correctement, que toutes les images, tous les liens et tous les boutons sont bien placés et qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe ou de grammaire.

    Vous pouvez tester la façon dont votre message sera affiché :
    • Cliquez sur [Aperçu dans le navigateur] - Cela ouvrira le contenu de votre message dans un nouvel onglet et vous permettra de vérifier le contenu.
    • Cliquez sur [Envoyer le test] - cela enverra le courriel immédiatement à votre adresse électronique, afin que vous puissiez le prévisualiser dans votre client de messagerie.

  • Envoyer la campagne - Cliquez sur [Envoyer] pour envoyer la campagne à tous les destinataires. Une fois cette étape terminée, la campagne ne sera plus modifiable. Vous pourrez immédiatement consulter l'état de la campagne, y compris la progression de l'envoi - les envois, ainsi que les ouvertures et les clics.

    Les envois, les ouvertures et les clics seront mis à jour toutes les quelques secondes si vous consultez la page de la campagne de courrier électronique. Depuis la liste des campagnes, vous pouvez accéder aux détails de la campagne en cliquant sur [Actions].[View].

    Lorsque vous envoyez une campagne, votre solde de crédits TOTEM sera déduit du nombre de destinataires. Si votre compte d'association ne dispose pas de suffisamment de crédits pour envoyer le courriel, vous pouvez cliquer sur le bouton [Acheter des crédits] pour ajouter des crédits à votre compte d'association, puis cliquer à nouveau sur [Envoyer].


Glossaire des termes

  • Campagne - Une émission de courrier électronique qui est en cours de création ou qui a été envoyée à un public de destinataires.  
  • Audience - Groupe cible de destinataires pour une campagne spécifique.
  • Ouverture - Se produit lorsqu'un destinataire ouvre un courriel de campagne dans son client de messagerie.
  • Clics - Se produit lorsqu'un destinataire clique sur un lien contenu dans un courriel de campagne.
  • Envois - Combien de destinataires pour le public sélectionné ont reçu la campagne.
  • Open-rate - Pourcentage de destinataires qui ont ouvert le courriel dans leur client.
  • Taux de clics (CTR) - Pourcentage de destinataires ayant cliqué sur un lien dans un courriel.


Centre de messages FAQ

  • Q : Combien de crédits TOTEM sont nécessaires pour envoyer une campagne ?
    Vous avez besoin d'un crédit pour chaque destinataire d'une campagne. Par exemple, si vous souhaitez envoyer des courriels à 500 destinataires, vous aurez besoin d'au moins 500 crédits TOTEM sur votre compte d'association.

  • Q : Comment puis-je ajouter des pièces jointes ?
    Pour inclure des pièces jointes à un courriel, vous devez utiliser un service gratuit tel que Dropbox. Enregistrez la pièce jointe dans votre dossier Dropbox, puis cliquez sur le fichier avec le bouton droit de la souris et choisissez "Copier le lien de la boîte de dépôt". Dans l'éditeur de messages, saisissez le nom de votre pièce jointe, par exemple "Procès-verbal de la réunion de mars", puis sélectionnez le texte, cliquez sur l'icône du lien et collez (CTRL-V) le lien de la boîte de dépôt comme lien.

       

           En savoir plus sur les pièces jointes

La création de liens vers des pièces jointes dans un dossier partagé permet d'économiser une énorme quantité de bande passante, mais surtout, de nombreux destinataires peuvent voir leurs e-mails bloqués ou marqués comme spam si les e-mails contiennent des documents Word, des PDF ou d'autres types de fichiers. Les liens ne doivent jamais être bloqués.